Um dos aspectos mais importantes — e, sem dúvida, mais confusos — da implementação de uma nova plataforma CLM é descobrir como você deseja organizar seus contratos e permissões de usuário dentro da ferramenta.
Considerando que 71% das empresas perdem 10% de seus contratos , é fundamental organizá-los de forma que os mantenha acessíveis sem comprometer a segurança. Mas como encontrar o sistema organizacional de sistema de gestão de contratos PJ mais adequado ao seu negócio?
Aqui estão nossas melhores dicas para organizar seus contratos:
Em caso de dúvida, comece com as permissões do usuário – Se você não tiver certeza de como começar a organizar seus contratos e atribuir permissões de usuário, um bom lugar para começar é se perguntar: “Quem deve ter acesso a quê?”
Em seguida, analise sua resposta: as divisões estão distribuídas por filiais? Regiões? Departamentos? Fazer essa conexão inicial estabelecerá as bases de como você deseja organizar seus contratos e garantirá que apenas as pessoas certas possam acessar, criar, solicitar, assinar e aprovar contratos.
Algumas outras perguntas que recomendamos fazer:
Existem várias entidades jurídicas que devem ser incluídas? Sua empresa possui várias entidades jurídicas sob as quais você criará ou armazenará contratos?
Certas organizações precisam de acesso apenas a um conjunto limitado de suas entidades legais? Para a IntelAgree, o conceito de “organizações” está diretamente ligado à sua matriz de permissões, e significa simplesmente que você pode organizar como quiser — por departamento, região ou qualquer outra forma que seja conveniente para o seu negócio — e atribuir permissões a usuários individuais. Uma entidade legal pode estar vinculada a várias organizações, e uma organização pode ter várias entidades legais associadas.